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「今日が提出日なのに連絡がこない」

「質問を投げかけたけど返信がない」

先方から連絡がこないとき、どのタイミングで催促をすればよいのか悩むことってありますよね。

こんにちは。LOVELETTER WORKS株式会社の長浜です。

今回は、わたしが意識している連絡のタイミングと、連絡をするうえで心掛けていること・気をつけていることについてまとめます。

連絡をするのにベストなタイミングって？

わたしが連絡をするタイミングは以下のとおりです。

期限が設定されている場合

期限が設定されている場合は明らかな共有遅れなので、翌日に「いかがでしょうか？」と確認を入れるようにしています。もし遅れる場合は事前にその旨を伝えてくれるのがベストですが、忙しいとつい忘れてしまうこともあると思います。

ちなみに、わたしは提出遅れは絶対にしないようにGoogleカレンダーに納期を入力し、仕事を始める前に確認をするようにしています。あと「明日納期だったのに完成していない！」ということがないように、2〜3日前には終わるようにスケジュールを組んでいます（たまに急な対応が入って余裕がなくなるときもありますが）。

基本的に期限が設定されている場合は翌日に連絡を入れますが、例外もあります。それは、「対応していることがわかるとき」です。たとえば、キーワードの共有が遅れているとします。もしチャット上でキーワード決定のやり取りをしているのであれば、あえてこちらからは連絡を入れないようにしています。

記事案や記事の確認も同様に、自身が作成したGoogleドキュメントやMicrosoft 365のワードにクライアントがコメントを入れてくれている場合、メールで通知が届くので「今対応してくれている」ということがわかります。そのため、この場合もあえて催促の連絡を入れないようにしています。

あえて連絡を入れないのは、対応中に邪魔をしないようにするためです。やり取りやコメント入れから時間が空き、それでも連絡がない場合に催促を入れるようにしています。

期限が設定されていない場合

かなり悩ましいのが、期限が設定されていない場合です。わたしは、基本的に3日は空けるようにしています。これは、相手が考える時間・準備する時間を奪わないようにするためです。また、期間を3日空ける理由は、相手の忙しさを考慮してです。

もし相手がかなり忙しい場合、こちらからの催促の連絡が早いと気を悪くしてしまうかもしれません。「真面目に対応してくれている」というポジティブな印象を持ってくれれば良いのですが、忙しいと気持ちに余裕がなくなるので「しつこい」とネガティブな印象を与えてしまう可能性が高いとわたしは思っています。連絡してから3日あればある程度は対応できると思うので、期限が設定されていない場合は3日空けるようにしています。

ただし、急ぎで回答してほしい場合は翌日には連絡を入れるようにしています。

連絡をするうえで心掛けていること・気をつけていること

わたしが連絡をするうえで心掛けていることや気をつけていることは以下のとおりです。

「お忙しいところ恐れ入りますが」「お手数をおかけしますが」を入れる

忙しい・忙しくないにかかわらず、なるべく「お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認のほどよろしくお願いします」と伝えるようにしています。この文言を入れることによって、申し訳ない気持ちを伝えることができます。

記事案や記事などをこちら側で修正して相手に再度確認してもらう場合は、「お手数をおかけしますが」「申し訳ございませんが」を使用しています。

社内であれば良いかもしれませんが、「再度ご確認をお願いいたします」だけだと修正を出したことに対して申し訳ない気持ちが伝わりません。こちらは依頼していただいている側なので、上記の一言を添えるようにしています。

連絡がきたら感謝の気持ちを伝える

クライアントから連絡がきたら、まずは感謝の気持ちを伝えるようにしています。たとえば、「このキーワードで記事案を作成して」という連絡でも、人によっては『連絡をしてくるのは当たり前』と思うかもしれません。ですが、依頼していただいているという気持ちを忘れないことが大切だと思います。

共有遅れの連絡であっても、「ご連絡いただき、ありがとうございます」と伝えたほうが、クライアントと良好な関係を築けるはず！

21時以降は連絡をしない

わたしの性格上、メッセージがきていることを確認したのに返信をしないとモヤモヤしちゃうのと、あと忘れてしまいそうなので確認できたタイミングで返したいのですが、相手の立場に立って考えると配慮に欠けるかな、と思ったので21時以降は連絡をしないようにしています。

メッセージに気づくのに遅れて相手がすでに退勤後の場合、プライベートの時間に連絡がいくことになってしまうので、なかには嫌な気持ちになる人もいると思うんです。人づてに聞いた話ですが、昔いた職場の方で休みの日に連絡がくるのが嫌すぎて、チャットワークをログアウトするのではなく、毎回アプリごとアンインストールしている人がいたそうです。それぐらい仕事とプライベートの時間をきっちり分けたい方もいるので、21時を目安に連絡はしないようにしています。

ただし、急ぎ確認したい内容の連絡や社内の連絡は別です。それに関しては、連絡できるときに返信するようにしています。

連絡のタイミングも相手への配慮が必要

相手から連絡がきたときは基本的に「すぐに返信」という対応で良いですが、こちらから催促をするときのタイミングはなかなか難しいものです。「質問をして翌日に返信を求めるのは急かしすぎて嫌がられてしまうのではないか」「催促の連絡を空けすぎると逆に把握できていない（管理できていない）と思われるのではないか」と不安になってしまうと思います。

内容によっては翌日に催促する必要があり、臨機応変な対応が求められますが、相手への配慮だけは欠かさないように気をつけていきます。