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みなさん、おはようございます。こんにちは。こんばんは。

LOVELETTER WORKS 株式会社のゆーりんちーです！

「あれもやって、これもやらないと」と仕事がかさむことってよくありますよね。でも、つい対応し忘れてしまったり、忙しさにかまけて後回しにしてしまったりすることもしばしば……。

わたし自身、今目の前の業務をこなすことに精一杯で、やらないといけないけど後回しにしていることがいくつかあります。

もちろん、いつまでも後回しにすることはできないので、タイミングを見ながら捌いていく必要がありますが、このとき悩むのが「何から着手すべきか」ということではないでしょうか？

そこで今回は、ビジネスパーソンなら知っておきたい「時間管理のマトリックス」について改めて学び、自分のなかにしっかり落とし込もうと思います。あわせて、自分のやるべきことをリストアップしてその優先度をはかり、いつまでに対応するかここで明言しておきます（自分にプレッシャーをかけます！）。

すべての業務で活用できる！「時間管理のマトリックス」とは

やるべきこと（＝タスク）が増えると、どんどん捌くのが難しくなっていきます。わたしもよく「どれからやろう？」と悩むことがあり、そのときはなんとなく優先順位を考えて着手しています。

なんとなくでうまくいけばよいかもしれませんが、必ずしも毎回うまくいくとは限りませんし、場合によっては大きなミスや遅れにつながるかもしれません。手遅れな状態になるのを防ぐためには、あらかじめ「時間管理のマトリックス」について理解しておくことが重要です！

時間管理のマトリックスとは？

時間管理のマトリックスとは、簡単にいうと「タスクに優先順位をつけること」です。具体的には「緊急度」と「重要度」の2つを軸を据えてできる4つの領域にタスクを分類します。

緊急度も重要度も高い領域

すぐに対応する必要があり、その重要度も高いタスクを分類します。たとえば、納期が迫っている業務やクライアント・顧客からのクレーム対応などがその一例です。

緊急度は高いが重要度は低い領域

すぐに対応する必要があるものの、それほど重要ではないタスクを分類します。たとえば、重要度の低い電話・メールや重要ではない差し迫った問題などがその一例です。

緊急度は低いが重要度は高い領域

重要度は高いものの、今すぐに対応しなくてもよいタスクを分類します。たとえば、人材育成や取引先・発注先の検討、製品やサービスの品質改善などがその一例です。

緊急度も重要度も低い領域

今すぐに対応する必要もなく、重要度も低いタスクを分類します。たとえば、将来の役に立たない移動時間や待ち時間、単なる暇つぶしのための雑談などがその一例です。

どの領域に含まれるタスクを優先すべき？

時間管理のマトリックスにおける4つの領域のうち、もっとも優先すべきなのは「緊急度も重要度も高い領域に含まれるタスク」です。これはなんとなく理解できますよね。

じゃあ次に優先すべき領域は？と考えると、迷う方が多いでしょう。「緊急度は高いが重要度は低い領域」と「緊急度は低いが重要度は高い領域」、どちらかで迷ってしまうのではないでしょうか？

結論からいうと、次に優先すべきなのは「緊急度は低いが重要度は高い領域に含まれるタスク」です。その理由は、この領域には将来性があるタスクがそろうからです。

「緊急度の高いタスクを後回しにしていいの？」と思う方もいるかもしれませんが、緊急度が高くても重要度が低い領域に含まれるタスクは、自分自身や会社に対し、長期的な成果をもたらしません。つまり、将来につながらないその場限りのタスクであることが多いということです。

これに対し、緊急度は低いが重要度は高い領域に含まれるタスクは問題の根本的な解決につながることが多く、緊急度も重要度も高い領域に含まれるタスクの事前対処になることも珍しくありません。つまり、将来的に大きな成果を得られる可能性が高いということです。

こうした理由から、時間管理のマトリックスで分類したタスクは以下の順で捌いていくのが望ましいといえます。

• 1. 緊急度も重要度も高い領域に含まれるタスク
• 2. 緊急度は低いが重要度は高い領域に含まれるタスク
• 3. 緊急度は高いが重要度は低い領域に含まれるタスク
• 4. 緊急度も重要度も低い領域に含まれるタスク

後回しにしたタスクの優先度は？時間管理のマトリックスを活用してみた

ここからは、わたしが今抱えているやるべきことをリストアップして、時間管理のマトリックスに分類してみます。

1.【あんまーる】リライトを進める

わたしは、沖縄子育て応援メディア「あんまーる」の編集長・ライターをしています。公開記事数が増えてきた今、情報が古くなっている記事もあるはずなのでリライトもどんどん進めていかなければならないんですが、現状まったくできていません……。

リライトという大きな括りで見ると、緊急度はそこまで高くないが（記事によっては緊急度が高くなる気もしますが）、重要度は極めて高いとわたしは考えます。つまり、4つの領域のうち2番目に優先して着手しなければならない領域に当てはまるということです。

これまで「リソースがない」という理由でなかなか着手できないでいましたが、優先度が高いことを改めて確認できたので、さっそく今月からできる範囲で進めていこうと思います。そして来月からはしっかり時間を確保して、毎月安定して取り組めるようにします。

2.【あんまーる】沖縄の年間行事をまとめたカレンダーを作る

わたしは生粋のうちなーんちゅ（沖縄出身の人）ですが、沖縄についてそこまで詳しくありません。しかし、あんまーるは“沖縄”子育て応援メディア。記事では沖縄の行事についても取り上げたいので、いつどのような行事があるのかは把握しておきたいなと思っています。

これまでは、逐一「この月にはどんな行事があるんだろう？」と調べていましたが、毎月同じ調べものをするなら社内で年間行事を管理するほうが楽です。そのため、「沖縄の年間行事をまとめたカレンダーを作ろう」と思っていたのですが、これまたリソースを理由に後回しにしていました。

改めて考えてみると、カレンダー作りは結果的にあんまーるの運用を楽にする、将来性のあるタスクです。そのため、1つ目と同じく「緊急度は低いが重要度は高い領域」に含まれると思います。

今月、自由に使える時間がどれだけあるか正直わかりませんが、カレンダー作りは重い作業ではないので、こちらは今月中に作成しようと思います。

3.【あんまーる】近場の公園に行く

沖縄“子育て”応援メディアだからこそ、子育て世帯に寄り添った記事を公開したいものです。ハウツー系の記事はある程度公開できているので、今後は飲食店・公園など、実際に家族が利用する場所に関する記事（レポート記事）をより強化していきたいと考えています。

飲食店は、実際に食べなければなりませんし、オーナーさんから掲載許可をいただく必要もあります。そのため、比較的時間と労力がかかると思うんですが、公園に関してはとりあえず行って周りに配慮しながら写真を撮り、どういう特徴があるのか自分の目で確認すればOKです。そのため、どちらかというと公園のほうがスムーズに記事にしやすいと考えています。

にもかかわらず、自宅近くの公園にすらまだ行けていません。なぜ行けていないのか、その一番の理由を正直に伝えると、この殺人的な暑さに耐えられないからです……（笑）

ただ、とうとうあんまーるの記事のストックが少なくなってきました。このままでは「公開する記事がない！」という状況になりかねません。

こうして改めて背景を考えてみると、公園に行って記事を書くことも「緊急度は低いが重要度は高い領域」に含まれるタスクだろうなと感じました。なぜなら、記事のストックを蓄えられると同時に、まだ公園に特化した記事はないので、編集長であるわたしが率先して作成することで公園記事のベースを作れるからです。つまり、これも将来性のあるタスクというわけです。

ということで、今月中に自宅近くの大きな公園に行って、今月中に記事まで作成しようと思います。来月には公開して、公園に特化した記事のスタートを切ります！

まとめ

やらないといけないとわかっているのに、なかなか着手する時間がなく後回しにしてしまうことって、きっと誰にでもありますよね。そういうときは、今回のわたしのように「時間管理のマトリックス」でタスクの優先度をはかり、いつ何から着手すべきかを考えてみるといいかもしれません。

結果、わたしはなかなか優先度の高いタスクをずっと後回しにしていたことがわかりました……！ それにより、すべてのやるべきことを今月中に対応することに決めました。

今回、わたしはオウンドメディア運用のタスクを例として時間管理のマトリックスを使いましたが、もちろんどの業務のタスクにも応用できます。わたし自身、メディア運用だけをやっているわけではないので、今後も必要に応じていろんな業務で活用していこうと思います。