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みなさん、おはようございます。こんにちは。こんばんは。
LOVELETTER WORKS 株式会社のゆーりんちーです！

皆さんは、普段どのように仕事をしていますか？
わたしは前もって「この日はこれをやる」と決めて、そのとおりに仕事を進めています。でも、必ずしもそのスケジュールどおりに仕事ができるとは限りません。イレギュラーな対応が必要になったり、急遽ミーティングが入ったりすることもあります。

こうした「差し込み仕事」が、わたしはどうしても苦手です。とくに集中しているときに別の仕事が差し込むと、自分のペースを乱されたような気になってやる気がグッと落ちてしまいます……。

とはいえ、差し込み仕事は避けられません。今後もかなりの回数で直面するはずなので、どう付き合っていくかを今のうちから考えておくべきだなと感じました。

そこで今回は、わたしなりに考えた「差し込み仕事との上手な付き合い方」をまとめます。わたしに限らず、多くのビジネスパーソンが直面している課題だと思うので、参考になればうれしいです！

あくまでも個人の見解！仕事は大きく2種類に分けられる

そもそも、仕事って「思考」と「作業」の2つに分けられると思うんです。

思考

思考とは文字のとおり、考える必要がある仕事のことです。Webライターでいうと、たとえばキーワード選定や記事案作成、記事作成、記事やメディアの効果検証などが挙げられます。
これらの仕事をこなす場合、「どう最適化するか」「どのような結果が出ているのか（思うような結果が出ていない場合はどう改善する必要があるか）」などを考える必要があるため、次にご紹介する作業よりも高い集中力が求められます。

作業

作業とは、そこまで考える必要がない仕事のことです。Webライターでいうと、たとえばキーワードや記事の整理、画像の選定・ダウンロード、記事入稿などが挙げられます。
これらの仕事をこなすうえで、何かを考えることはほとんどありません。極端にいえば手を動かすだけでOKなので（極端すぎる？）、上述した思考と比べると楽に対応できます。

差し込み仕事と上手に付き合うためには、「仕事には思考と作業の2種類がある」ということを理解する必要があるとわたしは考えています。その理由は次のセクション内で解説します！

3つのポイントを押さえよう！差し込み仕事との上手な付き合い方

差し込み仕事と上手に付き合うにはどうすればよいか考えた結果、「仕事の切り替え」「所要時間を基準にした判断」「スケジュールの組み方」の3つのポイントが重要だと感じました。

1.集中力が切れたら作業に切り替える

差し込み仕事が入ると、どうしても集中力が切れちゃうわたし。ひどいときは、メールやチャットの通知で集中力が切れてしまうこともあります……。

集中力が切れてもすぐにスイッチをONにしてもう一度集中できればとくに問題ないですが、わたしはそれがあまり得意ではありません。そこで、差し込み仕事によって集中力が切れたときは、それまで思考を伴う仕事をしていたとしても、作業に切り替えればよいのでは？と考えました。

作業であれば集中力が切れた状態でもある程度こなせますし、もちろん作業も仕事のひとつなので無駄なくタスクを処理できます。作業に振り切った分、ほかの日に思考を伴う仕事を進めれば、スケジュールの帳尻を合わせることも可能です。

集中力が切れている状態をマイナスに捉えず、その状態だからこそできる仕事にシフトすることで、差し込み仕事と上手に付き合えるかなと思いました。

2.数分で処理できる差し込み仕事ならすぐ対応する

差し込み仕事と一言でいっても、その種類はさまざまです。なかには数分で処理できる仕事もあり、もしそうした仕事が差し込んだ場合はなるべくすぐに対応するのがベストかなと！

というのも、差し込み仕事を後回しにした場合のリスクに「仕事そのものを忘れてしまい対応漏れが起きる」という点があります。仮に、数分で処理できるものの重要性の高い仕事だった場合、対応漏れが起きることで取り返しのつかない事態になってしまう可能性も……。そうしたリスクを踏まえても、数分で終わる差し込み仕事ならすぐに対応するのが望ましいかなと思いました。

ちなみに、数分で処理できる差し込み仕事には、たとえばメールやチャットへの返信のほか、Webライターでいうと修正作業や入稿作業が当てはまると思います。

「差し込み仕事＝すぐ対応しなければならない」というわけではない

ここまで「数分で処理できる差し込み仕事ならすぐ対応すべし」と主張してきましたが、だからといって差し込み仕事＝すぐ対応しなければならないと思い込みすぎるのはよくないと思います。なぜなら、その思い込みは自分を苦しめる原因になりかねないからです！

差し込み仕事のなかには、当然「今すぐの対応は不要。手すきのときにお願い」というタイプの仕事も。それをわざわざすぐに処理すると、自分のタスクを圧迫し、後々手が回らない状態になる可能性があります。そうした経験が続けば、差し込み仕事への苦手意識がさらに強くなってしまいます。

そのため、個人的には以下のように優先順位をつけるのがベストかなと思います！

1. 早急の対応が必要で、数分で処理できる差し込み仕事
2. 今すぐの対応する必要はないが、数分で処理できる差し込み仕事
3. 早急の対応が必要で、ある程度時間がかかる仕事
4. 今すぐの対応する必要もないし、ある程度時間もかかる仕事
   （※緊急度次第では2と3が入れ替わることもあるかもしれません）

差し込み仕事の緊急度と所要時間をよく考えれば、上手に付き合うことができるのかなと。緊急度に関しては、差し込み仕事を振ってきた相手から共有がなければ自分から聞くことが大切ですね！

……上述した優先順位、なんだか時間管理のマトリックスみたいですね。
じつは時間管理のマトリックスに関する記事も書いているので、ぜひあわせてご覧ください。

後回しにしたタスクの優先度は？「時間管理のマトリックス」で考えてみた

3.あらかじめ余裕を持ってスケジュールを組む

差し込み仕事に対する苦手意識って、自分に余裕がないから生まれるんだと思うんです。余裕がないからメールやチャットの通知に敏感になったり、差し込み仕事を過剰に重く感じたりするのかなぁと。つまり、自分のスケジュールに余裕を持たせればすべて解決する気がするんです！

たとえば、タスクを軽めにしてまったり仕事をする日（以下 楽日）を週に1日設けたとします。この場合、差し込み仕事によって対応できなくなった仕事があっても、それを楽日に進めることができます。楽日はカツカツではないので、ひとつ仕事が増えても問題なく対応できるんです！
もしちょうど楽日に差し込み仕事が入れば、ほかのタスクに影響を及ぼすことなくスムーズに対応することが可能です。

差し込み仕事が入るという前提でスケジュールを組めば、慌てることなく、ほかのタスクへの影響を考えすぎることなく目の前の仕事をこなせます。タスク的にも心理的にも負担が減るので、これも上手な付き合い方のひとつかなと感じました。

まとめ

差し込み仕事は、誰にも避けられません。絶対にあるものなので、「差し込み仕事がなくなればいい」などと考えるのは不毛です。すぐにやめましょう。

なくならない差し込み仕事と上手に付き合うためには、

• 集中力が切れたら作業に切り替える
• 数分で処理できる差し込み仕事ならすぐ対応する
• あらかじめ余裕を持ってスケジュールを組む

この3つのポイントを押さえることが大切だと、わたしは考えました。

わたし自身、今はまだ上手に付き合えていませんが、この記事を書くにあたって付き合い方を考えてみたことで、差し込み仕事に対するストレスが徐々に減っていきそうな気がしています。

人の性格と差し込み仕事は変わらない！ だからこそ、負担を減らすには自分が変わる必要がある。

名言のようなそうでもないようなこの言葉を胸に、差し込み仕事と上手に付き合っていきます。