LoveLetterWorks Logo

こんにちは。LOVELETTER WORKS株式会社の長浜です。

突然ですが、仕事で「あ、やばい！忘れていた！」という経験をしたことはありますか？きっと、ほとんどの方が経験したことがあると思います。

わたしはこれまでクライアントへの提出物が遅れたことはないのですが、それ以外のものでやり忘れていたことはあります。今回は、わたしの体験談とやり忘れを防ぐ4つの対策法についてまとめます。

わたしのやり忘れ体験談

細かいものも多々あると思いますが、パッと出てきたものは以下の3つです。

スケジュール確認

弊社では、毎月先方にKW共有日や記事案共有日などを記載してもらっています。それをもとに、各自スケジュールを組んで「この案件は何記事作成できるか」「納期変更してほしい案件はあるか」などを同僚に報告。その内容を同僚がまとめて先方に報告してくれています。

先方のスケジュールの記入が完了したら『今週中に確認して報告してください』と社内チャットで同僚が周知してくれるのですが、報告を忘れてしまったことがあります。

報告が遅れると、何記事対応できるかわからないから早めに外部に依頼できなくなってしまいます。ギリギリの依頼になってしまうと、外部の方も「もう予定がいっぱいだから無理」となってしまいかねません。そうなると、社内のメンバーで残業・休日出勤してどうにか対応しなければいけなくなってしまいます。
これまで急な依頼でも外部の方が「大丈夫ですよ」と引き受けてくれたのでそのような事態は防げていますが、依頼が遅くなるといつかそうなる可能性もあるため、気をつけなくてはいけません。

このほか、こちらのスケジュール確認が遅れると先方のスケジュール調整が難しくなることも考えられます。これも今まで「確認が遅いから無理だよ」と確認遅れを理由に断られたことはありませんが、今後もないとは言い切れません。

このように、スケジュール確認が遅れてしまうと自分だけでなくメンバーにも負担がかかってしまう可能性があるため、早めに連絡をすることが大切です。
わたしがやり忘れてしまった理由は、確認に時間が空いてしまったからです。じつは10月分のスケジュール確認も危うく忘れるところでした。水曜日に連絡がきて、そのときすぐに確認できればよかったのですがほかの業務を優先していたのでスケジュール確認を後回しにしてしまったんです。
そして金曜日になり、ふと思い出してどうにかやり忘れを防ぐことができました。

チェック者への提出遅れの連絡

自分が案件を担当するまでは、作成した記事をクライアントに提出する前に同僚にチェックしてもらっていました。「◯日に提出します」と事前に伝え、それをもとに同僚はチェックする日を決めていたのですが、スケジュールが遅れて提出日がずれてしまったことがあります。それを事前に伝えるべきなのに、目の前のことにいっぱいいっぱいで報告をし忘れてしまったのです。

そして提出日の翌日に「完成していますか？」との連絡が。事前に伝えていれば同僚もスケジュールを早急に組み直すことができたのに、連絡をし忘れてしまったため多大な迷惑をかけることになってしまいました。

クライアントへの催促

前回の記事で書きましたが、納期が設定されている場合は基本的に翌日にクライアントに催促しますが、対応していることがわかるときはあえて催促しない場合もあります。
ただ、なかには単に忘れているときもあります……。

弊社では、納期をパッと見てわかるように案件が記載されているスプレッドシートのセルに色付け設定しています。3日前は青、2日前は黄色、1日前と当日は赤と、色が付くようにすることで共有忘れを防ぐようにしているんです。
しかし、朝確認して「今日KW共有日だ」と気づきはしますが、夕方ごろになるとすっかり忘れちゃうんです。

以前は共有日の翌日に着手できるようスケジュールを組んでいましたが、現在は提出日の2日前には完成するようなスケジュールを組んでいます。そのため、「明日はこの案件を着手して〜……あ、まだ共有してもらっていない」と気づきにくくなっているのが原因です。

やり忘れを防ぐ4つの対策法

物忘れは「ワーキングメモリの機能の低下」が原因だそうです。ワーキングメモリとは、作業や動作に必要な情報を一時的に記憶する能力のことです。この機能が低下することにより、物忘れが多くなると言われています。
脳の問題なので記憶力を高めることは難しいかもしれませんが、工夫次第でやり忘れは防げます！

1.Googleカレンダーを活用する

わたしは、「案件の納期」「あんまーるのX（旧：Twitter）更新」「MTG」は必ずGoogleカレンダーに入れるようにしています。案件の納期に関しては、赤色でわかりやすく表示。そして毎朝見ることで「今日は◯◯の提出日だ」と把握でき、提出忘れを防いでいます。

時間が決まっているものに関しては時間も入力し、10分前に通知がくるように設定。あとは、Googleカレンダーを開きっぱなしにすることで、パソコン画面に表示されてやり忘れを防いでいます。

2.スマホのアラーム機能を活用する

以前は、スマホのアラーム機能も活用していました。最近は子どもの個人面談などプライベートの予定でしか使っていませんが、集中しているといつの間にか時間が過ぎてしまうので、スマホのアラーム機能も便利です！
朝のスケジュール確認時に設定しておけば、やり忘れを防げます。

3.メモを取っておく

「急ぎじゃないけどいつかはやらなきゃいけない」という業務もあると思います。その場合、すぐにGoogleカレンダーに予定を入れられると良いのですが、優先度が低いと「先に優先度が高いものからスケジュールを組んで、空いたタイミングで着手しよう」と思い、いつしか忘れてしまうことがあります。

それを防ぐ方法として、やることリストをメモしておくと良いかもしれません！

□ 〜〜〜〜
□ 〜〜〜〜
□ 〜〜〜〜

上記のように記載し、完了したものは赤ペンでチェックを入れるとわかりやすいはず。そしてそのメモを常に見える位置に置いておくとやり忘れを防げると思います。
これはまだ実践していないので、今後やっていく予定です。

4.リマインドを依頼する

「どうしても忘れちゃう……」という場合は、同僚にリマインドをお願いしておくと良いかもしれません。Googleカレンダーに入力する・メモを取っておくなどの対応をすぐにできれば良いのですが、忙しいと後回しにしてつい忘れてしまうことがあると思います。
事前に「忘れていたら教えてほしい」と伝えておけば、同僚が気づいたときにリマインドしてくれてやり忘れを防ぐことができるはずです。

これに関しては、わたしは「依頼される前に自ら気づいてリマインドする」ということを意識したいと思います。正直、「リマインドしてほしい」と伝えるのは勇気がいると思うので。
あと、自然とメンバー間で助け合いができる体制を継続できたら良いな、と思います。たとえ案件の担当者でなくても会社全体のことなので、引き続き当事者意識を持って仕事をしていきたいと思います。

まとめ

すべてを記憶するのは無理ですし、忙しいときはとくに忘れてしまいやすいものです。ですが、工夫次第でやり忘れは防ぐことができます。「やばい、忘れてた……」とならないように、Googleカレンダーやメモなどを活用して防いでいきます！