LoveLetterWorks Logo

「打ち合わせで沈黙をつくったらダメ！」

以前、クライアントとの打ち合わせ後に上司から上記のフィードバックをいただきました。

こんにちは。LOVELETTER WORKS株式会社の長浜です。

今回は、打ち合わせの進行を任されたときの失敗談をお話します。

沈黙ができてしまった理由

なぜ沈黙ができてしまったのか、その理由を考えてみました。

1.抽象的な問いかけになっていた

前月の結果と当月の提案をひたすら話し、「予算と戦略次第になると思いますので、お話をお聞かせください」と伝えたあとに最初の沈黙が訪れました。

そうですよね、先方からすると『何から話して良いのかわからない』という状態になりますよね。

この場合「まずは予算をお聞かせください」「課題を教えてください」など、ひとつに絞って聞くべきでした。

2.クライアントに根掘り葉掘り聞く準備ができていなかった

知識・経験が必要になるのでなかなか難しい部分ではありますが、クライアントに根掘り葉掘り聞く準備ができていなかったことも沈黙につながる原因だと思います。

たとえば、SEO記事の作成をおすすめする打ち合わせの場合、「SEO記事とは何か」「SEO記事を作成するメリット・デメリット」などの回答は準備できますが、経営課題について聞いたときにSEOとは関係ないことを質問されたら答えられる自信がありません。なぜなら、準備不足だからです。

「答えられなかったらどうしよう」「間違っていたらどうしよう」という不安から、クライアントに質問することもできないでいました。

会社によって課題は異なりますが、同じ業種であればある程度同じような課題を抱えていることもあります。そのため、その業種が抱えがちな課題を調べて「この課題だったらSEO記事よりも広告のほうが効果が良いと思うから広告の提案も視野に入れよう」というように、準備しておくべきでした。

知識がある場合、クライアントの話を聞いていくなかで質問したいことが出てくると思います。わたしは圧倒的に知識が欠けているので、質問ができないでいました。

3.変な遠慮をする

オンラインで話すとき、直接会って話すのと違って発言のタイミングが掴めないことが多々あります。ネット環境によっては多少の時差が生じて、声が遅れて聞こえてくることもあるでしょう。

上記の理由から、わたしは「相手と発言が被らないように」と遠慮しがちです。

沈黙の時間をつくってしまう原因なので、次からは遠慮せず発言し、被ってしまったときは「あ、すみません！どうぞ！」という対応でいきたいと思います。

沈黙をつくらず、打ち合わせをスムーズに進めるコツ

では、沈黙をつくらず、打ち合わせをスムーズに進めるにはどうしたら良いのか、上司からのアドバイスと調べた結果をまとめます。

1.話しながら頭の中で次に話すことを考える

上司は「話しながら頭の中で次に話すことを考えている」と仰っていました。それを聞いたとき、わたしは「かなり難しい」と思ったのですが、難しいと感じた理由は上述した【クライアントに根掘り葉掘り聞く準備ができていなかった】だと思います。

知識があれば、質問したいことは考え込まなくても自然と出てくるはず。ということは、やはりわたしには知識が足りていないので、まずは知識を増やすことから始めます。

2.名指しで意見を聞いてみる

人数が多い場合、たとえば「ほかにご質問はないでしょうか？」と聞いたとき、誰に聞いているのかわからない状況に陥る可能性があります。また、人数が多いと遠慮してなかなか発言しづらく沈黙してしまうケースも考えられます。

この場合の対策として、名指して意見を聞いてみるのが良いと思います。名指しなら相手が発言しやすくなりますし、質問がない場合でもリアクションを取ってもらうことができます。これなら、参加者がボーッとして変な空気が出てしまうのを防げます。

3.話がまとまったらタスクの確認に移る

「ご質問はないでしょうか？」と全員に確認したあと、次に何をすれば良いのかわからないと「えーと……じゃあ……以上かな……？」と無駄な沈黙を生んでしまいますし、グダグダな印象を与えてしまいます。

上司はすぐにタスクの確認に移っていました。

質問がないことを確認したあと、「弊社では◯◯をいたします。貴社は●●をお願いいたします。後ほどまとめた資料をお送りいたします。では、本日はお時間をいただきありがとうございました」というように、最終確認を行ってスムーズに締めていました。

これは絶対に忘れずに実行しようと思います。

思考的沈黙は無理に遮らないことも大事！

ほとんどの方がそうだと思いますが、慣れるまで臨機応変に対応することはなかなか難しいと思います。

「無駄な沈黙をつくらない」と思ったら矢継ぎ早に質問しそうなので、自分を制するためにメモとして残しておきます。

思考的沈黙は相手が考えるための大事な時間なので、その沈黙を遮るのはNG！

「沈黙が気まずい」という場合は、あえて「重要なことなのでゆっくり考えてみてください」「急いで結論を出さなくても大丈夫です」などの声かけをして、沈黙の時間を設ける方法もあるとのこと。

その場で考えて結論を出したい、という場合に使ってみようと思います。

まとめ

結論、無駄な沈黙をつくってしまった1番の原因は「知識不足」だと考えています。知識があれば自信を持って答えられますし、質問したいことも出てくるので沈黙が生じることはないはず。

相手を不安にさせないために、打ち合わせに臨む際は準備をしっかりと行うようにします。